Datové schránky řinčí zbraněmi paragrafů

29. 08. 2009

Výměna informací přes takzvané datové schránky představuje skutečný přelom v dosavadní komunikaci orgánů veřejné moci (OVM) s podnikatelskými subjekty. Oběh a doručování listinných dokladů v té podobě, jak ji známe dnes, zanikne a bude nahrazen elektronickými dokumenty, které budou doručovány prostřednictvím datových schránek.

Zopakujme si na úvod základní východiska. Datové schránky představují elektronické úložiště a ze zákona jsou zřízeny všem OVM a dalším subjektům, mimo jiné podnikatelským subjektům zapsaným v obchodním rejstříku. OVM tedy musí podle zákona po 1. 11. 2009 provádět veškeré úkony v elektronické podobě, a to prostřednictvím datových schránek. Zpráva dodaná přes datovou schránku plně nahradí doporučenou zásilku a to i do vlastních rukou.

Nezdá se tak být přehnané, pokud komentáře často hovoří o tomto kroku jako o revolučním. Tomu bezesporu odpovídá překotné tempo i nálada aktérů. Ale přes některé nešvary taková „revoluce“ přináší zřejmé pozitivní impulzy. Nejen pro úřady, ale také pro mnoho komerčních organizací je povinné zavedení datových schránek další motivací, aby upevnily své přesvědčení k přechodu na efektivnější (tzn. bezpapírovou) firemní komunikaci, kdy opravdu mizí poslední důvody, aby veškeré své agendy nadále vedli v papírové podobě, hrozili ztrátám papírů v archivech a nesli břímě jejich zabezpečení. Neobvyklé na této „revoluci“ je fakt, že není vedena zespodu, davem či snad nějakou partou zbojníků, ale je zcela nekompromisně diktována zákonem, jehož „neznalost neomlouvá“. Tato nová legislativa každému subjektu zapsanému v obchodním rejstříku přináší nové okolnosti, na které je dobré být připraven.

Od prvního července 2009 vstoupil v platnost zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který byl měsíc před startem datových schránek ještě upraven novelou zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.  Zákon, který vešel v účinnost od 1. července 2009, mimo jiné obsahoval ustanovení o Informačním systému datových schránek (ISDS).

Co znamená zákon 300/20008 Sb. v praxi?

Od 1. července 2009 nabývá platnosti zákon č. 300/2008 Sb., podle něj je možno zasílat korespondenci určenou pro státní instituce, soudy, radnice nebo zdravotní pojišťovny v elektronické podobě prostřednictvím datových schránek. Pro kontakt se státními institucemi postačí datová schránka, kterou budou mít povinně od 1. listopadu 2009 nejen všechny orgány veřejné moci, ale ze zákona každá právnická osoba a podnikatel uvedený v obchodním rejstříku. Momentálně probíhá takzvané přechodné období, tedy počáteční fáze zavádění nového systému elektronické komunikace s orgány veřejné moci prostřednictvím datových schránek.

 

Povinnost používat datové schránky tedy začíná pro právnické osoby dnem 1. 11. 2009. V období od 1. 7. 2009 do 30. 10. 2009 je používání datových schránek pro právnické osoby dle výše uvedeného zákona dobrovolné. V případě, že aktivujete Vaši datovou schránku (stisknutím tlačítka „aktivovat datovou schránku“ po úvodním přihlášení) jste povinni používat datovou schránku ke komunikaci s orgány veřejné moci již nyní.

 

Připravte se, zvolte nejlepší řešení

V průběhu přechodného období má každý subjekt možnost zvolit způsob, jakým bude informační systém datových schránek využívat. K základní správě vlastní datové schránky postačí počítač s připojením na Internet a webový prohlížeč. S tímto vybavením však lze v prostředí středních a větších společností asi těžko hovořit o efektivní správě datové schránky, proto se na trhu objevují komplexní řešení pro správu datových schránek. Snadno dostupným a ve své komplexnosti ojedinělým řešením, které nabízí integraci a správu nejen datových schránek, ale také ostatní e-komunikace podniku s jeho okolím bezpapírovou formou, je řešení ORION 2.0: „Máme připraveno plnohodnotné zapojení datových schránek i do našich řešení a to způsobem, který umožní našim zákazníkům se co nejlépe přizpůsobit probíhajícím legislativním změnám a efektivně využívat možností, které datové schránky nabízejí,“ říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

 

• Datová schránka není archiv

• Došlé zprávy jsou v datové schránce uloženy po dobu 90 dnů ode dne, kdy se uživatel nebo jeho elektronická spisová služba do schránky přihlásili, a po té jsou automaticky mazány.

• Právní fikce doručení

• Po 10 kalendářních dnech ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, se automaticky považuje za doručený a mohou nastat jeho právní účinky.

• Firmy mohou úřadům také odesílat zprávy

• Zákon umožňuje stejnou formu komunikace i ze strany podnikatelských subjektů vůči OVM, ovšem zákon firmám nenařizuje povinné využití datové schránky.

• Teoretická možnost využívat i pro B2B komunikaci

• Vzájemná komunikace právnických osob prostřednictvím datových schránek bude možná od 1. 7. 2010. Výjimkou je zasílání faktur mezi právnickými osobami, které bude umožněno od 1. 1. 2010. Pro komunikaci mezi podniky ovšem výše popsaná právní fikce doručení neplatí a každá faktura musí každopádně být podle zákona o DPH opatřena elektronickým podpisem. Při vědomí těchto dvou okolností je v B2B komunikaci datová schránka pouhým nadstavbovým krokem standardní elektronické fakturace.

Časový harmonogram realizace projektu datových schránek:

1. 6. 2009 - spuštění otevřeného rozhraní pro uživatele ISDS pro účely testování

1. 7. 2009 - start provozu ISDS

31. 10. 2009 - ukončení přechodového období ISDS – zřízení datových schránek pro osoby povinné ze zákona.

1. 11. 2009 - Plný provoz ISDS

 

Více podrobností k datovým schránkám lze nalézt na www.datoveschranky.info.

Související odkazy:

• Společnost CCV Informační systémy vyvnula řešení pro správu a obsluhu datové schránky - přečtěte si více informací