ORION EDI: pro odběratele (nákup)

ORION EDI pro odběratele (nákupní role) je řešení elektronické výměny dat a bezpapírové komunikace, které je plně zaměřené na specifika maloobchodního a velkoobchodního odvětví. Díky němu je možné výrazně zeefektivnit a zrychlit celý proces nákupu zboží, ať už se jedná o správu produktových (master data) informací, přes objednání až po logistiku, příjem zboží a fakturaci. 

Řešení, které je integrováno do informačního systému odběratele, je poskytováno formou služby. CCV Informační systémy tedy zajišťují jak export či import, tak konverzi, elektronické podepsání a archivaci dokladů jako jsou objednávky, faktury, dodací listy, ceníky, katalogy zboží, logistické doklady a další.

Výhody ORION EDI pro odběratele

  • Výrazná úspora času díky automatizaci procesů přenosu dokladů
  • Eliminace chyb díky absenci manuálního přepisování a kontroly dokladů
  • Okamžitá zpětná vazba díky notifikačním zprávám (e-mailovým upozorněním)
  • Bezpečná a spolehlivá služba s nadstandardní ochranou přenosu a archivace dat
  • Široká škála užitečných doplňkových služeb

Proč má EDI pro odběratele nejvíce přínosů

Obchodni proces

Většina maloobchodních odběratelů či e-shopů, kteří nakupují na trhu zboží a služby, má dnes velké množství obchodních partnerů – dodavatelů, se kterými si denně vyměňuje obrovské množství informací, jako jsou ceny, množství, parametry apod.

Tento "komunikační kanál", který zásadním způsobem ovlivňuje řízení odběratelsko-dodavatelského řetězce, je reprezentovaný obchodními, logistickými a jinými doklady, jejichž tok je znázorněný schématem vpravo. Pořízením, kontrolou, zpracováním, posláním, archivací a zpětným vyhledáním těchto dokladů stráví zaměstnanci firem ohromné množství času. Nemluvě o nákladech na tisk, papír, obálky, poštovné atd. Výzkum ukázal, že např. náklady na jednu ručně zpracovanou fakturu se pohybují okolo 25 Kč. 

Elektronické zpracování těchto dokladů je tedy logické. Podmínkou pro jejich automatické zpracování je jednotný formát všech dokladů, se kterým dokáže pracovat jak informační systém dodavatele (např. SAP), tak informační systém odběratele (např. Microsoft Navision). 

Technologie pro výměnu strukturovaných elektronických dokladů = EDI.

Zapojení dodavatelů

EDI komunikace má také pro dodavatele spoustu výhod, přestože se v některých procesech od odběratelských liší. Velcí dodavatelé, kteří si vyměňují měsíčně se svými partnery stovky dokladů, realizují úspory při zavedení EDI prakticky okamžitě. 

Pro malé dodavatele s jednotkami dokladů je připravena webová aplikace ORION webEDI, díky které se mohou do EDI komunikace zapojit prakticky okamžitě bez integrace do svého informačního systému. 

V případě zájmu může být součástí projektu implementace EDI také tzv. služba ROLL-OUT. Jde o řízené oslovování partnerů (dodavatelů) a jejich zapojování do elektronické výměny dokumentů, za asistence CCV Informační systémy jako EDI poskytovatele.

ROLL-OUT pomůže urychlit proces zapojování dodavatelů do elektronické výměny dokumentů. Průběh projektu, jeho úspěšnost, efektivita a zejména rychlost zapojování nových dodavatelů závisí na mnoha okolnostech, jako je situace u konkrétních dodavatelů (technické a časové možnosti), kvalita zalistovaných dat, standardizace identifikace zboží a také obchodní motivace ze strany odběratele. Služba ROLL-OUT je podle know how navržena jako projekt s pevně stanoveným cílem, měsíční cenou a délkou trvání.

Přínosy jednotlivých EDI-zpráv

Objednávka (ORDERS)

Zasílání objednávek pomocí EDI zvyšuje rychlost a spolehlivost doručení objednávek. Díky notifikacím je např. téměř ihned možné zjistit, jestli byla objednávka doručena do podnikového systému dodavatele a jestli ji jejich zaměstnanec zpracoval. To umožňuje rychlou reakci odběratele na případné technické chyby nebo např. nedostatek zboží na straně dodavatele. 

Nepřímým přínosem (je přínosem hlavně pro dodavatele) je rychlejší zpracování objednávky, kterou může díky EDI zpracovat dodavatel automaticky. Eliminuje tím vznik chyb způsobených ručním přepisováním, jako jsou chyby v cenách, množství či chybné identifikaci zboží. Takové chyby se díky automatickému zpracování nepřenáší do navazujících dokladů, se kterými pracuje odběratel a proces tedy vede k lepším vzájemným odběratelsko-dodavatelským vztahům.

Možnost jednotného objednávání u neEDI dodavatelů

EDI řešení ORION® dokáže doručovat objednávky také dodavatelům, kteří nejsou vybaveni EDI komunikací. Objednávka je v tomto případě převedena do čitelné podoby a zaslána dodavateli e-mailem nebo faxem. Výhodou pro odběratele je pak jednotný způsob objednávání z informačního systému, přehled všech objednávek v ORION EDI a kontrola nad jejich doručováním.

DESADV (avízo dodávky)

Největším přínosem zprávy DESADV je zrychlení a zpřesnění příjmu. Na základě avíza dodávky je možné připravit příjemku pro fyzický příjem zboží, kdy na příjemce jsou již správně a bezchybně vyplněny údaje o čísle dodacího listu a čísle objednávky, údaje o vozidlu apod.

Kromě toho je možné využít SSCC kódy, díky kterým je příjem zboží rychlejší až o 30%. Jde o tzv. paletové etikety. Paletu lze totiž načíst doslova jediným pípnutím, protože je na DESADV identifikována právě kódem SSCC, který obsahuje položkový součet zboží včetně údajů jako je šarže a expirace, atd.

V řešení ORION EDI je možné tvorbu paletových etiket jednoduše zprovoznit pomocí doslova několika kliků. Vytváříte je potom přímo v Orionu a zboží přetahujete jednoduše (drag and drop) z DESADV do jednotlivých paletových etiket. SSCC kódy je také možné manuálně vytvářet zdarma např. na www.vytvoretiketu.cz. 

Jak zprovoznit SSCC pro DESADV (paletové etikety) přímo v řešení ORION EDI najdete zde.

  • Informace o šaržích a exspiracích zboží může pomoci pro evidenci informací, nutných pro vysledovatelnost zboží v distribučním řetězci.
  • Lze lépe kontrolovat dodavatelskou kázeň (např. dopředu schvalovat, zda může být přijato větší množství, než bylo objednáno).
  • Může přispět k plynulejšímu zásobování pomocí včasného zajištění substitutů, byť s ohledem na krátký předstih před samotným závozem jen v omezené míře.

Zároveň lze do zprávy DESADV implementovat také informace o cenách zboží. Tímto má odběratel informace o prodejní ceně dříve, než přijde faktura a může řešit případný rozdíl oproti objednávce.

INVOCE (faktura)

Největším přínosem elektronické faktury pro odběratele je automatické zpracování (tzv. likvidace faktur). Ta je možná díky strukturované podobě elektronické faktury (INVOIC). Likvidace faktur může zahrnovat formální kontrolu správnosti faktur (fakturační údaje apod.), její zpracování (načtení informací o splatnosti, datu plnění atd.) a dále také kontrolu plnění, která se provádí položkovým spárováním faktury s příjemkami a kontrolou množství i cen. Tento způsob umožňuje jednak plně automatické zpracování zbožových faktur, dále rychlejší zjištění případných rozdílů (množstevních, cenových) a jejich rychlé reportování dodavateli.

Zjednodušeně řečeno porovná systém naprosto automaticky všechny formální náležitosti faktury a také všechny řádky dokladu oproti elektronickým dokumentům, které již v systému jsou. Pokud je vše v pořádku, faktura je automaticky schválená a je připravena k proplacení. Pokud systém objeví nesoulad, je schválení zastaveno a odpovědnou osobu upozorní e-mailová notifikace. 

Přínosy elektronické výměny dat lze zvýraznit využitím dalších zpráv, které mohou být zaváděné jednotlivě a mohou tak plynule navázat na běžnou EDI komunikaci ORDERS – DESADV – INVOICE. 

ORDRSP (Odpověď na objednávku)

Zpráva ORDRSP slouží k potvrzení objednávky dodavatelem odběrateli. Významem zprávy ORDRSP je položkové potvrzení, co z objednávky dodavatel dodá, co nedodá, případně co změní. Dodavatel může v této zprávě reagovat na jednu nebo více položek, jichž se objednávka týkala. Zpráva má potenciál všude tam, kde je kladen vysoký důraz na přesnou a rychlou informaci o vykrytí objednávky.

Přínos ORDRSP

Její výhodou je především možnost zareagovat včas na krácení objednávek (nedodání zboží dodavatelem).

RECADV (Avízo příjmu neboli Příjemka)

Zprávu RECADV vystavuje odběratel dodavateli a informuje ho o skutečně přijatém zboží a jeho množství. Zpráva se typicky vytváří na základě pořízení fyzického příjmu zboží do IS/ERP systému odběratele a odkazuje v něm na konkrétní dodávku (číslo dodacího listu, případně objednávku).

Odběratel touto zprávou dává dodavateli na vědomí, jaké zboží skutečně přijal a v jakém množství očekává, že mu bude fakturováno. Díky tomu je možné eliminovat logistické dobropisy, neboť faktura u dodavatele může vznikat až na základě takto potvrzeného příjmu.

V případě, kdy smluvním odběratelem je nákupní centrála, která objednává za své další členy, kteří zboží fyzicky přijímají a tato centrála nemá informaci o skutečně provedených příjmech, může zpráva sloužit také ke kontrole dodavatelských faktur nákupní centrálou.

Přínos RECADV

RECADV výrazně přispívá k omezení logistických dobropisů a zrychlení likvidace faktur. Díky použití této zprávy je dodavatel instruován, aby fakturoval pouze množství, které odběratel skutečně přijal. Jakékoli nedostatky a nesoulad dodávek tak může dodavatel řešit operativně ještě před vystavením faktury, což významně snižuje množství logistických dobropisů.

REMADV (Avízo o úhradě platby)

Zpráva REMADV informuje výstavce faktury o tom, že došlo k odeslání platby odběratelem. Zpráva je vhodná zejména v případech, kdy je více faktur hrazeno jednou platbou. Dodavatel pak má díky této zprávě informaci o tom, které faktury jsou danou platbou hrazeny.

Možnost využití pro řešení dekádních faktur

Zpráva může být doplňkem k řešení tzv. dekádních faktur, kdy dodavatel souhrnně fakturuje větší počet dodacích listů (typicky za dekádu a různá odběrná místa – např. prodejny). Při přechodu na bezpapírovou EDI komunikaci se totiž faktura vytváří položkově (obsahuje všechny řádky ze všech dodacích listů). 

RETANN (Oznámení o vrácení zboží – Vratka)

Zpráva RETANN je používána, pokud chce odběratel vrátit zboží dodavateli z určitého specifikovaného důvodu (poškozené zboží, zboží k opravě apod.) a slouží jako podklad pro následné dobropisování.

Přínos RETANN

  • Možnost automaticky likvidovat elektronické opravné daňové doklady (dobropisy). V IS/ERP odběratele vzniká vratka jako prvotní doklad, na který je následně párován dobropis dodavatele.
  • Rychlejší přenos informací dodavateli tak, aby mohla být reklamace a fakturace vyřešena včas dle zákonné lhůty.

Případové studie ke stažení

Soubory ke stažení