Archivujte své dokumenty bezpečně na jednom místě

29.01.2016

Účtárny řady podniků začínají připomínat sklady stohů papírů, které přinášejí řady problémů v podnikových procesech. Jak to vyřešit a přitom zachovat důvěryhodnost svých dokladů? Archivujte dokumenty elektronicky a v souladu s platnými zákony.

Pro základní orientaci v problematice jsme pro server EdiZone připravili seriál „Vyznejte se v elektronické archivaci“. V prvním dílu si nejdříve si řekneme, co to vlastně důvěryhodná elektronická archivace dat je.

Jedná se o službu, která uloží vaše elektronické dokumenty na vysoce zabezpečeném elektronickém úložišti. To s sebou přinese řadu výhod:

  • Ušetříte místo v kanceláři, které by jinak zabíraly papíry.
  • Najdete snadněji dokumenty. Už nebudete procházet pořadač za pořadačem a hledat konkrétní fakturu. Jednoduše ji vyhledáte na pár kliknutí v počítači.
  • Získáte jistotu dlouhodobé platnosti dokumentů v souladu se zákony.

Co je důvěryhodný dokument?

Aby byl dokument důvěryhodný, musí splňovat následující požadavky:

Důvěryhodný dokument

Přístup pouze oprávněným osobám

Kvalitní elektronické archivační systémy data nejenom uloží, ale také ochrání. Nemusíte se proto strachovat, že se k dokumentům dostanou lidé, kteří k nim přístup mít nemají. Přístup mají pouze oprávněné osoby. Navíc získáte zabezpečení proti pozměňování údajů v dokumentech, tak ochrany proti změnám integrity celého dokumentu.

Pro dohledání máte vše po ruce

S elektronickou archivací dat se vám už také nestane, že důležitý dokument někam založíte, a pak ho vyhodíte v hromadě ostatních papírů. 

Snadné dodržení zákonných archivačních lhůt

Stávající legislativa ukládá pro předepsané dokumenty a doklady zákonné archivační lhůty, kterými se musí každý podnikatelský subjekt řídit - více v článku.

Související:

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.